lunes, 21 de junio de 2010

Las principales cualidades que debe reunir una buena secretaria

Capacidad organizativa y conocimientos de idiomas y de informática son aspectos valorados a la hora de seleccionar a una secretaria. Una profesional que, además, debe reunir otras cualidades como la discreción y saber resolver los problemas que se presenten con eficacia y rapidez.

Muchos trabajadores tienen que hacer frente a los cambios que se introducen en su profesión y que proceden no sólo de nuevos sistemas de trabajo o de las nuevas tecnologías, sino también de asumir otras funciones o ampliar las que ya se han de desempeñar. Es el caso de las secretarias, un colectivo cuyo rol comprende hoy en día una gran variedad de tareas y responsabilidades en las que la formación es cada vez más importante. [Ver cursos de Secretariado]

Conocimientos de idiomas, informática o capacidad organizativa son algunos de los requisitos valorados por una empresa a la hora de contratar una secretaria, según se puso de manifiesto en el encuentro convocado por la división de Asistentes de Secretarias de Page Personnel en Barcelona y en el que se reflexionó sobre la importancia de las secretarias ejecutivas y su papel dentro de los equipos directivos.

Pero la formación no es suficiente y una secretaria debe reunir otras cualidades adicionales y básicas para convertirse en una buena profesional. Así, una persona que desempeñe este puesto de trabajo debe ser polivalente para poder abarcar diferentes tareas para las que no existe una formación específica y que, además, deben ser realizadas con cierta rapidez y eficiencia.

Asimismo, una secretaria también debe tener capacidad de organización y ser metódica porque, a veces, los jefes no tienen estas dos cualidades y es preciso que sea la secretaria la que tenga que asumir funciones de organización.

La discreción es un requisito imprescindible para desarrollar esta profesión, así como la empatía, que es fundamental que exista en la comunicación entre secretaria y director para interpretar correctamente lo que no siempre se puede expresar de forma clara y directa.

Asimismo, han de respetar los ‘deadlines’, sabiendo mantener la calma ante situaciones de estrés en días en los que el trabajo se ha complicado o surgen problemas de última hora, y tener capacidad de anticipación, adelantándose a las dificultades que puedan aparecer para solucionarlos de la manera más eficiente. Finalmente, otra de las cualidades es la que se denomina ‘espíritu de servicio’, que no debe confundirse con el servilismo.

En el encuentro también se han puesto de manifiesto otros temas: cómo compaginar la vida laboral y profesional; el trato con el jefe y con otras secretarias y cómo respetar los ‘deadlines’ cuando surgen problemas de última hora. Además, se hizo hincapié en la importancia de tener una buena comunicación con el jefe para instaurar una relación de confianza entre ambas partes en la que el directivo pueda delegar y confiar en ella para que pueda adquirir más responsabilidades, lo que repercute en la visibilidad de desarrollo que tienen las secretarias en relación a su puesto de trabajo.

1 comentario:

curso secretaria dijo...

muy buen aporte. Sin lugar a dudas no cualquiera puede cumplir con eficiencia esta trabajo en la actualidad. Se requiere de una gran capacitación para poder llevar adelante las múltiples tareas que una secretaria tiene a su cargo en la actualidad.