Cuando el otro día hablábamos de los ladrones de tiempo
lo cierto es que uno de los puntos negros que teníamos eran las
reuniones. En muchas organizaciones estos encuentros, que deberían
servir para enfocar bien determinados aspectos, se alargan más de lo
necesario y se concreta poco. Si además utilizamos herramientas
tecnológicas para conectarnos de forma remota el problema es mayor. Por
eso hoy vamos a ver cómo aprovechar el tiempo y ser productivos con las reuniones online.
En muchas ocasiones una reunión online nos ayuda a reducir el número
de viajes que tenemos que hacer. Cuando tenemos que realizar un viaje
para asistir a una reunión por lo general se pone más cuidado en la preparación de ésta.
Se organiza para que el viaje no resulte en vano, más todavía si son
varios miembros de nuestra organización cuando se desplazan. En el caso
de las reuniones online, al no producirse este desplazamiento y tener la
posibilidad de volver a convocar otra de forma rápida, no se pone tanto
celo en su organización, y al final su eficacia es menor.
Cuatro puntos que nos ayudan a mejorar la eficacia de las reuniones online
La planificación de una reunión presencial y una online esencialmente
es igual. Tenemos que prepararla conforme a unos puntos previos y
debemos sacar unas conclusiones que lleven a acciones concretas, de
forma que la reunión haya resultado eficaz. Pero además por la capacidad
de conexión remota debemos tener en cuenta una serie de consideraciones
extras:
- Conocer y comprobar previamente la herramienta de conexión. Y da lo mismo que sea un sofisticado sistema de telepresencia o un teléfono al cual se van a conectar por conferencia todos los asistentes. Tenemos que saber cómo podemos conectarnos, probar todas las variantes, etc. Además es conveniente que los asistentes se conecten cinco minutos antes para comenzar la reunión de forma puntual para tener margen si surge algún contratiempo. También conocer las herramientas para poner en silencio nuestra herramienta de comunicación, ya que de esta manera no se filtrará ruido a la reunión.
- Cerrar todos los programas menos el de comunicación. Si utilizamos un programa informático para conectarnos por videoconferencia, por ejemplo, y lo hacemos a través de nuestro ordenador. Debemos estar centrados en la reunión y evitar otras distracciones. No es raro que mientras otro asistente esté hablando estamos contestando un correo, revisando un informe, etc. Y esto nos provoca una pérdida de atención que hace la reunión más ineficaz. Lo mismo ocurre si lo hacemos por teléfono y tenemos el ordenador al lado. Sólo debemos tener la herramienta que utilicemos para coger notas y la que nos permite conectarnos.
- Tiempo de reunión limitado a 25 minutos. Si ya en una reunión cara a cara nos resulta pesado que se alargue, una reunión online es todavía más complicado. Para mantener la atención más allá de este tiempo resulta complicado. Es mejor hacer reuniones cortas, de poco más de quince minutos, y hacer varias, de manera que el mensaje que transmitimos es muy claro y no se diluye en una gran cantidad de temas. Además este breve tiempo no supondrá un problema de encaje en las agendas de los asistentes.
- Por último una cuestión que es muy importante es acotar el número de asistentes. Si la reunión implica a un gran número de asistentes, sólo en confirmar que estamos todos y comprobar las conexiones se nos va un tiempo muy valioso. Si tenemos un gran equipo es mejor, tanto para los asistentes como para el moderador realizar varias en grupos más pequeños, de manera que la comunicación pueda ser más fluida.
Aprovechar la tecnología a nuestro alcance
Si observamos estos sencillos puntos podremos aprovechar la tecnología a nuestro alcance
para reducir el número de viajes que tenemos que hacer para reunirnos
con nuestro equipo. No se trata de eliminar las reuniones presenciales,
pero si de limitar su número con el ahorro de costes que esto supone.
Además debemos conceder la misma importancia a las reuniones online que a las presenciales.
De esta manera los asistentes no saldrán con la sensación de que no han
servido de nada. El tiempo que invertimos en las reuniones es valioso y
los asistentes tienen que ver que no han perdido el tiempo, sino que
han ahorrado parte del mismo con este tipo de reuniones.
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