10 claves para optimizar tu agenda diaria

¿Piensas que las redes sociales consumen mucho tiempo y que ya no llegas a todas tus tareas?  ¿Te preguntas cómo vas  a estar en redes sociales si  te pasas el día apagando fuegos? ¿Sientes que has trabajado mucho pero tu día ha sido poco productivo?

Quizá tu problema no sean las nuevas tareas que suponen los social media, sino una agenda diaria poco optimizada. Por eso, antes de abordar la cuestión del tiempo en las redes sociales, te indicaré tres pilares para una gestión del tiempo eficaz y 10 consejos que podrás poner en práctica inmediatamente.

Eficacia: Da prioridad a lo importante

Como dice Stephen Covey, lo fundamental en una administración eficaz del tiempo es “poner primero lo primero”. Este pilar es tan obvio como obviado. Las personas solemos tener un sentido de culpabilidad sobre el 40% del tiempo consumido durante el día como media, y tendemos a pensar que si tuviésemos una segunda oportunidad haríamos cosas diferentes. Sin embargo, la paradoja es que, al día siguiente, caemos en los mismos errores.

Los siguientes consejos te ayudarán a que esto cambie:

# 1. Planifica en base a prioridades

Muchas veces pasamos buena parte del día atendiendo a demandas de otros que no son realmente importantes, postergando tareas que, pese a ser importantes, no nos apetece realizar, viviendo en base a imprevistos o “apagando fuegos”. Esto suele suceder porque no tenemos definido qué es realmente lo prioritario, es decir, lo importante, lo que nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos.

Por tanto, tener una planificación diaria, semanal, mensual en base a prioridades te ayudará a centrar el tiempo en aquello que consideras importante y postergar, delegar o incluso renunciar indefinidamente a aquellas tareas que no proveen valor a tu agenda. Algunos consejos que te pueden ayudar a planificarte con eficacia son:

• Planifica por escrito (agenda diaria y semanal, como mínimo)
• Define claramente cuáles son tus objetivos, y distribuye el tiempo atendiendo a la priorización de tus objetivos
• Sé realista en la definición de los tiempos asignados
• Piensa que el equilibrio es un elemento fundamental de tu planificación por objetivos, por tanto ten en cuenta todas tus áreas de vida, tanto personal como profesional
• Considera  las dificultades que te puedes encontrar para cumplir tu planificación y piensa las soluciones de antemano

# 2. Sé flexible y analiza continuamente

El objetivo de la planificación es que llegues a tus resultados, no atarte a una agenda personal.

• Por eso tu planificación debe ser flexible, siempre en continua revisión. Evalúa con cierta periodicidad si tu planificación se ajusta a tu realidad, así como si te está ayudando o no a alcanzar tus objetivos

Eficiencia racional: busca la concentración a toda costa

El segundo pilar es conseguir trabajar concentrado. Seguro que eres consciente de que esos días en los que te has “metido” de lleno en tus tareas diarias, en los que nada te ha despistado de ellas, son aquellos en los que más rindes. ¿Cómo puedes conseguir esto de forma eficaz?

# 3. Evita la multitarea

Cuando le das a tu cerebro la oportunidad de centrarse en una única tarea, lo agradece aumentando la calidad y velocidad del rendimiento. Por ello éste debe ser un objetivo estratégico básico en tu agenda diaria. Desde no trabajar en varios proyectos a la vez como el no tener demasiadas ventanas en el ordenador abiertas, hasta el no trabajar con el email activado de forma continua. Algunos de los consejos siguientes te ayudarán también a ello.

# 4. Agrupa las tareas

Es muy útil agrupar en un mismo bloque de trabajo tareas similares que no requieran que bajes tu nivel de concentración para “arrancar” con una temática o tipo de trabajo nuevo. Por ejemplo, si tienes que realizar 5 informes de temáticas relacionadas para tus clientes, te resultará más productivo hacerlos en el mismo bloque de tareas.  Si los realizas seguidos, conforme vayas avanzando, cada vez serás más rápido, y tu cerebro te lo agradecerá con un mayor nivel de concentración.

# 5. No dejes una tarea hasta finalizarla

Cuando empezamos una tarea nuestro nivel de concentración -y por tanto de rendimiento- va en aumento, llegando a su punto álgido entre 15 y 45 minutos después de haber empezado la tarea, dependiendo de la persona. Si fraccionas demasiado, estarás perdiendo mucha productividad, pues estarás continuamente “arrancando” (puede costar en realizarla un 300 % – 500 % más de tiempo). Ten en cuenta, también, que el nivel de concentración  sufre una caída después de 60-90 minutos de haber comenzado. Para evitarlo, tómate pequeños períodos de descanso de entre 5 y 10 minutos.

# 6. Evita las interrupciones y planifica los imprevistos

Las interrupciones son todo aquello que corta tu flujo de trabajo y concentración. Evita las tareas que te interrumpan. Muchas son evitables si se planifican.

• Planifica un tiempo al día sin teléfono o revisa los emails sólo en momentos determinados de la jornada, o incluso pide a tus colaboradores, compañeros, subalternos, etc. que no te interrumpan en ciertas horas.

Los imprevistos son tareas importantes que debes hacer y con las que no contabas.

• Lo mejor es que planifiques en tu agenda un tiempo para los imprevistos (puede ser a final del día o de la semana), y de este tiempo vayas cogiendo porciones según las necesites.

Eficiencia emocional. Trabaja la motivación y la gestión emocional

El tercer pilar es el relacionado con la gestión de las emociones. Sobre todo hablamos de la motivación, pero también de los estados emocionales que nos ayudan o perjudican en nuestro rendimiento personal (tristeza, angustia, desánimo, etc.).

Estas cuatro pautas clave te seguirán ayudando a planificar tus objetivos:

# 7. En los proyectos largos ve paso a paso

Una tarea o proyecto de largo recorrido puede resultar desmotivadora porque, aunque la satisfacción de terminarla será grande, al encontrarse “tan lejos”, cuesta mantener la perspectiva y la motivación.

• Divide el proyecto en partes intermedias y propón un plan de trabajo y plazos coherentes para cada etapa del recorrido. Es una de las formas más útiles de mantener la motivación en los proyectos largos.

# 8. Prémiate

Complementario con el consejo anterior, todos merecemos disfrutar de la recompensa de nuestro esfuerzo, aunque sólo sea el pararnos y darnos un reconocimiento a nosotros mismos por nuestra constancia.

• Prémiate por los logros conseguidos, sean grandes o pequeños, sean finalizaciones absolutas o la consecución exitosa de pequeñas etapas. El premio lo eliges tú, pero te lo das porque refuerza tu autoestima.

# 9. Ten un sentido de urgencia con tus propios plazos

Es normal que estés más concentrado y seas más productivo cuando los plazos apremian (por la reacción natural de estrés de nuestro organismo). Sin embargo, este tipo de estrés no es beneficioso a medio y largo plazo.

• Planifica tus tareas con tiempo e imponte fechas límite anteriores a la fecha final. Conseguirás un punto de motivación y estrés positivo que te ayudará a rendir también al máximo nivel sin producir desgaste personal. Es más, aumenta cada día más la motivación por la confianza en tus capacidades profesionales y tu determinación para conseguir los retos personales.

# 10. Asume la realidad

En muchas ocasiones, el entorno que te envuelve tiene demasiada influencia sobre tu agenda y llegas a la conclusión de que no es posible “luchar contracorriente”. Hay que ser realistas:

• Admite que hay veces que las circunstancias están fuera de tu marco de suficiencia (aquello que depende de ti) y readapta tu gestión de la agenda a esta realidad. De este modo no te frustrarás ni te desmotivarás tan pronto por algo que no estaba en tus manos.

Si lo que quieres es poder gestionar eficazmente el tiempo en redes sociales, tómate en serio estos consejos.

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