Cómo hacer un mejor uso del tiempo en el trabajo

No tengo tiempo. No llego a todo. Mi día necesita más de 24 horas. ¿Quién no ha escuchado alguna de estas frases en su empresa? El problema, sin embargo, no es tanto de falta de tiempo sino de mala planificación horaria para hacer frente a todas las tareas. Si a la mala gestión del tiempo le sumamos las continuas distracciones e interrupciones que nos aparecen a lo largo de la jornada laboral la combinación puede llevarse por delante toda nuestra productividad.

Si preguntamos a 100 empresas cual es su principal activo, todas ellas responderán: las personas. Si les preguntamos también cual es el activo más difícil de gestionar, su respuesta será la misma: las personas. La gestión de personas se ha convertido en un reto fundamental para las organizaciones sobre todo si tenemos en cuenta que los gastos de personal representan la mayor partida dentro de la cuenta de resultados..

Conseguir que estas personas alcancen los niveles de rendimiento que deseamos debe ser una prioridad a la vez que es tremendamente difícil si no contamos con una herramienta tecnológica que no ayuden.

La importancia de una buena gestión del tiempo 

El tiempo se nos escapa sin llegar a entender dónde lo perdemos ni cómo. Vivimos en un entorno laboral rodeados de:

• Interrupciones: una media de 56 diarias. Perdemos alrededor de 2 horas cada día por culpa de las interrupciones. Nuestro cerebro necesita al menos 3 minutos para volver a los niveles de concentración que teníamos antes de la interrupción.
• Multi-tarea: es la responsable de acabar con nuestra concentración. Si hacemos muchas cosas a la vez no estamos focalizados en ninguna.
• Excesivo uso del correo electrónico: nos pasamos el 25% de nuestra jornada laboral, revisando, enviando y contestando emails.
• Reuniones: se calcula que asistimos a 62 reuniones mensuales y que la mitad son improductivas. Perdemos unas 30 horas asistiendo a reuniones que no son productivas.
• Descubre algunos trucos y hábitos para ganar tiempo al tiempo

El resultado de esto se traduce en estrés, tareas que no se cumplen a tiempo, dedicación en horas extra, empleados desmotivados y poca competitividad y productividad. La solución pasa por medir cómo trabajamos y optimizar nuestro tiempo. La solución es WorkMeter.

Medir y mejorar. Proceso de mejora continua.

Es necesaria una visión aproximada y global tanto desde el punto de vista de las personas/empleados como el de directivos y procesos de negocio. Se hace de vital importancia comprender qué está pasando y en qué y cómo estamos empleado nuestro tiempo de trabajo.

WorkMeter es capaz de medir estos tiempos de trabajo y facilita la tarea de detectar estos ladrones de tiempo, estas continuas interrupciones y malas prácticas para gestionarlas y minimizarlas. WorkMeter nos ofrece un sistema basado en métricas objetivas y automáticas de cómo empleamos nuestro tiempo de trabajo de acuerdo con las prioridades establecidas. Si logramos entender cómo trabajamos tomaremos conciencia de cuáles son los ladrones de tiempo.

Beneficios de una correcta optimización del tiempo

Sólo comprendiendo cómo distribuimos nuestro tiempo será posible aportar soluciones enfocada a la optimización de este tiempo. Hay que implementar una cultura de empresa basada en las métricas y en la medición del tiempo empleado para la consecución de tareas. Esta estrategia permite establecer un sistema de mejora continua, de corresponsabilidad y de competitividad dentro de la organización.

Beneficios para las empresas

1. Implementar una cultura de medición, de mejora continua, de corresponsabilidad y de competitividad
2. Mejorar la productividad de los empleados
3. Minimizar las actividades que sólo representan un coste y no un valor
4. Optimizar el rendimiento de los recursos
5. Conseguir mejores entornos laborales, más actuales y modernos

Beneficios para el trabajador

1. Incrementar la capacidad de gestión
2. Reducir el estrés
3. Aumentar la satisfacción por el trabajo realizado y a tiempo
4. Mejorar la conciliación laboral
5. Flexibilizar el trabajo

¿Qué puede aportar WorkMeter en mi empresa?

Ya hemos comentado que la herramienta tecnológica WorkMeter permite optimizar el tiempo de trabajo y mejorar la eficiencia y productividad de los empleados. Se trata de una herramienta enfocada a las personas, ya que son ellas mismas quienes la utilizan y perciben el beneficio que les aporta en cuanto a la gestión de su tiempo.

Autogestión del tiempo

Las personas disponen de datos objetivos sobre su desempeño. Con WorkMeter detectan malas prácticas y los ladrones de tiempo pudiendo así mejorar su planificación de tareas y el foco en actividades que aportan valor a la organización.

“WorkMeter nos ayuda a hacer una gestión más eficiente de nuestro tiempo. La productividad laboral media del equipo técnico se incrementó un 30%” 

Alinear resultados y objetivos

Las personas pueden visualizar sus objetivos y compararlos con los resultados. Si se detectan desviaciones pueden identificar el porqué y corregirlas. Su esfuerzo y rendimiento queda reflejado de manera objetiva y es reconocido por la empresa. 

 

Flexibilizar el trabajo de las personas

El 40% de los empleados realizarán teletrabajo a partir del 2015. No lo decimos nosotros sino el programa de Investigación Empresarial Móvil de la empresa IDC. WorkMeter permite introducir modelos de trabajo flexible que se traducen en ahorros económicos y en mejorar la calidad del puesto de trabajo. Puedes ampliar esta información con los siguientes recursos:

• Programa de introducción del teletrabajo
• Programa de reducción del correo electrónico
• Programa de reuniones eficientes

"Gracias a WorkMeter hemos aumentado la productividad del 50 al 90%, hemos ahorrado en costes gracias al teletrabajo y hemos reducido el absentismo a la mitad." GESIF, caso de éxito.

Workmeter