SEiEM: Cómo medir el tiempo de trabajo para optimizar su gestión

Somos nosotros quienes debemos dominar el tiempo y no que el tiempo nos domine a nosotros.

Una jornada laboral que parece no dar más de sí, el ataque de los ladrones de tiempo y nuestra mala administración hacen que los minutos se nos escapen y, muchas veces, lleguemos al final del día sin haber completado las tareas o, peor aún, sin ni siquiera haber podido llevar a cabo todo lo que nos habíamos propuesto concluir.

Situaciones de este tipo nos ayudan a darnos cuenta de que el tiempo es el recurso más valioso del que disponemos. Además, tiene la capacidad de igualarnos a todos, ya que es radicalmente equitativo: en lo referente a las horas de trabajo, todos contamos con las mismas.

Para extraer el máximo provecho de las 24 horas de cada día y las correspondientes a nuestra jornada laboral es necesario:

Reflexionar sobre nuestros hábitos, conductas y rutinas: hay que tomar conciencia de la realidad.
Identificar cuáles no resultan tan efectivas como quisiéramos: detectando cuáles son las que dificultan que alcancemos las metas que nos proponemos.
Averiguar cuáles son los métodos adecuados para mejorar nuestros niveles de rendimiento: partiendo de la buena organización el establecimiento de prioridades y basándonos siempre en datos medidos objetiva y automáticamente, que son los que nos permitirán entender nuestras dinámicas de trabajo y optimizarlas.

Es importante tener en cuenta que según cómo gestionemos el tiempo en nuestra jornada laboral marcará la senda de nuestro éxito gracias a los niveles de productividad y eficiencia que de ella se deriven.

La causa y la solución a la mala gestión del tiempo

Los recursos humanos se vienen gestionando casi de la misma forma que hace 30 años, pero el entorno laboral se ha transformado significativamente en estas décadas. La aparición de la tecnología y el gran impacto de sus avances son la causa de algunas de las más graves pérdidas de concentración:

Horas perdidas revisando la bandeja de entrada del correo electrónico.
Internet, las redes sociales y sus posibilidades.
Las alertas automáticas que tenemos activadas en el teléfono móvil.

Son los ladrones de tiempo más temidos, que restan productividad y hacen perder la concentración (reduciendo concretamente entre un 50 y un 70% de nuestras horas efectivas de trabajo). Sin embargo, a la vez, ahora tenemos nuevas herramientas, nuevos medios e iniciativas laborales que pueden contribuir a mejorar los resultados de una persona con el mismo esfuerzo como: los equipos informáticos, los horarios flexibles, el teletrabajo, etc.

El enfoque es clave para discernir cómo se invierte el tiempo. También lo es una detección prematura ya que, contrariamente a lo que muchos directivos creen, las personas se dispersan o pierden el tiempo, no por mala actitud o despreocupación, sino por el simple hecho de no ser conscientes o no interiorizar, cómo gestionan su tiempo y cuánto son capaces de producir.

En estos casos, la única manera de optimizar la gestión del tiempo es contar con una buena herramienta SaaS que se encargue de:

Recoger los datos de trabajo de forma automática y objetiva, sin intervención humana.
Mostrar con exactitud el número de interrupciones en una jornada laboral.
Descubrir a cada persona cuánto tiempo consume delante del correo electrónico.
Desvelar el total de horas a la semana que se pasan dentro de la sala de reuniones.

Conocer de esta forma las horas que realmente se dedican a actividades laborales y, aún más importante, a tareas productivas y prioritarias, es la forma más efectiva de mejorar la gestión de nuestro tiempo. Porque, si no medimos, ¿cómo esperamos mejorar nuestros resultados o rebajar el tiempo que le dedicamos al email?

El punto de partida de cualquier acción orientada a la mejora continua es el conocimiento de la realidad. Este principio no sólo es aplicable a un entorno laboral, sino que es habitual en cualquier ámbito de la vida como el control de las cuentas bancarias, el del peso corporal o el de la velocidad a la que se circula por carretera.

El 90% de las personas no gestionan su tiempo de forma consciente (ignorando los principios del time management) y tampoco se ocupan de llevar a cabo una gestión eficiente de su energía. Esta desorganización provoca desacuerdos, faltas de tiempo, frustración, interrupciones, insatisfacción laboral o desmotivación que, a menudo, desembocan en mediocres resultados o un rendimiento por debajo de lo esperado.

Como hemos dicho, los años ochenta quedaron atrás y es el momento de que los recursos humanos avancen igual que lo han hecho otros departamento como finanzas, contabilidad o marketing. Hoy, treinta años después, el ordenador no es coto privado de unos pocos, todos tienen, incluso varios y lo más habitual es el formato tablet (nada que ver con esas moles del pasado); los teléfonos se han convertido en smartphones con miles de posibilidades y, estos avances también se dejan ver en la gestión de personas.

Estamos en la era de las tendencias del human capital management, también conocido como human performance management. La medida del rendimiento es el motor del progreso y ahí es donde actúa WorkMeter, aportando los datos objetivos que configuran la hoja de ruta para el trabajo bien hecho, el aumento de productividad y el rendimiento bien proyectado. Porque gestionar bien el propio tiempo es la forma más eficaz de entender realmente en qué se invierte y cómo se distribuye.

Si este artículo te ha parecido interesante, no te pierdas estos artículos relacionados:

Workmeter