“Está
reunido”… es la infranqueable muralla en la que nos estrellamos,
bastante a menudo, cuando pretendemos hablar con alguien y no podemos
porque él “está reunido”. Hoy no haremos referencia a aquellas ocasiones
en las que jefes de despachos, así como ayudantes y asesores son defendidos
por sus secretarios o secretarias con un simple “está reunido”.
Únicamente hablaremos de las veces en las que está reunido de verdad.
“Las
reuniones de nuestro equipo son una calamidad. Estoy perdido, no sé
como mejorarlas. Somos todos buenos profesionales individualmente, sin
embargo, cuando nos reunimos, sólo conseguimos perder el tiempo. Pasamos
horas reunidos y no llegamos a acuerdos, por un lado no sabemos
comunicarnos con equidad, por otro lado la desconcentración planea
constantemente sobre todos nosotros". Me confesaba hace poco el Director Gerente de una gran organización.
Proudfoot
Consulting realizó un estudio en 235 empresas en todo el mundo, sobre
el aprovechamiento de las reuniones, y encontró que sólo un 41%
preparaba una planificación de la reunión antes de llevarla a cabo, de
estas sólo un 38% la cumplían, y de éstas, únicamente un 13% revisaba lo
tratado al final de la reunión.
¿Por
qué tanta reunión improductiva?. Es evidente que las reuniones son
necesarias, ya que constituyen el instrumento de comunicación interna
más popular en el mundo organizacional. Además de ser valoradas por
facilitar el contacto “face to face”, que contribuye a cohesionar el
equipo de trabajo, son muy útiles para decidir, previo debate, sobre
asuntos que tienen relativa trascendencia; así mismo son necesarias para
fijar criterios, poner en común distintos aspectos y compartir
opiniones. Bien planificadas y dirigidas, nos llevan a crear enlaces y
sinergias entre todos y cada uno de los integrantes de la organización,
ya que la participación de cada uno de ellos, solamente puede hacerse
efectiva a través de herramientas e instrumentos afinadamente diseñados
para tal fin. Verse las caras puede venir bien, pero no puede ser el
objetivo de las reuniones.
Sin
embargo gran parte de las reuniones que se celebran, no son tan eficaces
como sería deseable, y en muchas ocasiones porque no están bien
organizadas, ni convenientemente preparadas por el coordinador o jefe
del equipo, o simplemente se convocan sin una razón de peso que
justifique que la reunión sea realizada. Cuando esto ocurre, las
reuniones terminan convirtiéndose en una pérdida de tiempo, cuando no en
un “escondite del trabajo que espera” al otro lado de
la puerta de la sala de juntas. Y, aunque más imperceptiblemente, hiere
la profesionalidad de cada uno de los miembros del equipo, que salen de
la reunión preguntándose: “y, ¿para esto nos reunimos?”. Más
allá: la reunión va perdiendo su poder simbólico, pasando de ser un
instrumento de trabajo, a desenfadados grupúsculos o cenáculos de
camaradas.
Si
tuviéramos en cuenta, que reunirse implica fijar un orden del día,
avisar con tiempo a las personas que han de participar en ella,
requerirles cierto nivel de exigencia en el conocimiento de los temas
que se van a tratar, y establecer y cumplir (sin justificaciones para la
impuntualidad) un tiempo de inicio y finalización de la misma,
aumentaría el nivel de eficacia de las reuniones, y consiguientemente de
la efectividad organizacional. Hacer reuniones maratonianas es hacer
reuniones improductivas. Es una realidad que gran parte de las reuniones
fracasan debido a que la gente llega a ellas tarde, y en muchas
ocasiones, sin interés.
Por
otro lado, es responsabilidad del coordinador o jefe del equipo, evitar
que la reunión se convierta en una balacera de ataques personales, y
facilitar la participación de todos los integrantes, evitando
monopolizaciones de argumentos o tiempos de exposición, utilizando si
fuera preciso la autoridad que su rango le confiere. Así mismo es
responsable de que la reunión no se aleje de los objetivos para los que
fue convocada, y derive en una mera conversación sin conclusiones. Ni
que decir tiene que, las conclusiones de una reunión, así como las
decisiones adoptadas, deben de quedar reflejadas en un acta de reunión,
para ser cumplidas.
La
lástima es, que de ser grandes herramientas, las reuniones pueden llegar
a ser la cosa que más tiempo hace perder en una carrera profesional:
reuniones tediosas, innecesarias, inútiles y culpógenas, ya que muy a menudo se convierten en el instrumento idóneo para echar la culpa y poner en evidencia a nuestro enemigo en la organización.
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