SEiEM: Time management: mejor para todos

Créditos fotográficos: "Green Clock On Hand" by Teerapun

Time management es el punto donde deseos y expectativas de empleados y organización confluyen y se hacen realidad.

Los empleados buscan más reconocimiento, ganar en responsabilidad, mejor conciliación de su vida laboral y familiar, incentivos y recompensas. Y, por su parte, la empresa quiere más productividad, calidad en el trabajo, ausencia de errores y conflictos internos y mayor rendimiento.

A través de un buen time management los primeros ganan en autonomía, refuerzan su imagen, logran objetivos y la organización se beneficia de la ausencia de retrasos, la minimización de errores, el aumento del rendimiento y un mejor ambiente de trabajo.

Gestionar el tiempo es necesario, sin embargo, no se está haciendo bien. Los datos muestran que:

En los últimos 20 años el tiempo de trabajo ha aumentado un 15% mientras que el tiempo que se dedica al relax ha disminuido en un 33%.
Como norma general, una persona utiliza hasta 13 métodos diferentes para tratar de llevar a cabo una correcta gestión del tiempo.
El 20% del tiempo de trabajo se emplea en actividades productivas que generan valor, mientras que el 80% restante se "pierde" quedando diluido en actividades que no aportan nada al individuo ni a la organización.
Una persona que carece de orden en su puesto de trabajo pierde un promedio de hora y media diaria buscando cosas que necesita o cayendo en distracciones diversas, tiempo que supone cerca de una jornada completa de trabajo por semana.
Los proyectos tienden a expandirse hasta el máximo plazo de tiempo previsto para su consecución, por lo que una sola tarea, sin límites y sin quedar sujeta a la planificación, puede ocupar todo un día.
La media de interrupciones que sufre un trabajador cualquiera es de una cada ocho minutos. Esto supone 7 por hora, entre 50 y 60 por día. El principal problema, aparte de la pérdida de concentración que provocan es que, la mayoría de las veces, la cuestión sobre la que tratan se puede encuadrar en ese 80% de actividades que aportan poco o ningún valor.

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Las principales amenazas al time management y las mejores armas para combatirlas

Además de los ladrones de tiempo y del propio individuo, si no actúa de forma productiva, el time management se ve gravemente amenazado por dos factores:

Falta de planificación: avanzar sin rumbo fijo es peligroso ya que, cuando se carece de una lista de tareas por cumplir, no se conoce el orden de prioridad entre ellas ni se puede adivinar su exigencia temporal; cualquier mal paso nos estará alejando de los objetivos. Un plan es la única forma de no perder orientación hacia las metas.
Exceso de disponibilidad: parecer siempre disponible es arriesgado, un imán para comunicaciones improductivas y un flujo de interrupciones constantes. Hay que asegurarse de hacer ver a los demás que valoramos nuestro tiempo, que seguimos un plan y que nuestra agenda está ya muy ajustada. De esta forma se eliminan la mayoría de las trivialidades, se gana en concentración y disminuyen los niveles de estrés.

Entre los medios para combatir las principales amenazas contra el buen time management se encuentran los siguientes:

GTD, la filosofía propuesta por David Allen también conocida como "Getting things done".
Método de planificación rápida de Tony Robbins.
La metodología "4 horas por semana", de Tim Ferris.
Recomendaciones de Peter Drucker en su libro "El ejecutivo eficaz".
La implementación de softwares de medida y control del rendimiento, como WorkMeter.
Gestores de tiempo, como Leader Task, Effexis o Rational Plan.