SEiEM: Exprime tus minutos como un experto en time management

Créditos fotográficos: "Cartoon Businessman With Hourglass" by iosphere

Mejorar el time management y optimizar la gestión de nuestra jornada laboraldepende de nosotros. Ganar en eficiencia resulta en un aumento de productividad y significa poder hacer un mayor número de cosas en el mismo tiempo.

Evitar retrasos, olvidarse de posponer, prevenir sobrecargas de trabajo, estrés, conflictos con compañeros es posible si se sabe cómo ganar control sobre cada minuto.

Este artículo trata sobre el time management. Si quieres saber más de este tema, descarga nuestra nueva guía gratuita Claves para optimizar la gestión del tiempo de trabajo:

Los mejores consejos para optimizar la gestión del tiempo

En las siguientes líneas te proponemos los 5 mejores trucos para ganar esos minutos que siempre te faltan al final de la jornada:

1. Usar el correo electrónico correctamente: aunque parezca un elemento inocuo, nada más lejos de la realidad. Este ladrón de tiempo es el que más víctimas tiene y, para luchar contra él, hay que atajar el problema de raíz. Lo primero es frenar el hábito de consultar compulsivamente si han llegado nuevos emails. Para evitar que sus perniciosos efectos repercutan en nuestra gestión del tiempo:

Revisar la bandeja de entrada un máximo de tres veces al día.
Contestar los emails más urgentes e importantes, ordenar el resto y establece prioridades, adaptándolas al tiempo de que se dispone para esta actividad.
Desactivar las notificaciones o pop-ups.
Crear filtros anti-spam.
Unificar las bandejas de entrada, concentrando todos los emails en una sola.
No consumir más de 10 minutos en responder un correo.

2. Conocer cómo se trabaja: ser consciente de cómo se usa el tiempo disponible es vital para identificar en qué se malgasta y buscar soluciones.

Reconocer el problema de gestión del tiempo ineficiente.
Buscar un buen software de monitorización de actividad para saber cómo gestionas tu tiempo y conocer cuáles son las actividades o tareas que más tiempo consumen: WorkMeter es el que mejores resultados ofrece y el que mayores ventajas proporciona para la gestión individual, por su nivel detalle y su interfaz user friendly.
A la vista de los datos objetivos obtenidos, comenzar a hacer ajustes que permiten optimizar tu productividad y mejorar tu time management.

3. Maximizar los niveles de atención y concentración en las tareas: evitar la multiactividad, potenciar la planificación y luchar contra el desorden son algunos de los mecanismos que mayores beneficios reportan en términos de rendimiento. Además, también puedes poner en práctica estas recomendaciones que mejorarán tu gestión del tiempo:

No llevar a cabo tareas de forma simultánea ya que el esfuerzo se divide y no resulta suficiente.
Establecer prioridades entre actividades.
Llevar a la práctica la técnica del Pomodoro que consiste en planificar pausas de 5 minutos por cada 25 minutos de trabajo ininterrumpido y de alta concentración. De esta forma se mejora la agilidad mental y se aumenta la motivación.

4. Evitar interrupciones causadas por compañeros: en el trabajo hay momentos para todo. Las pausas pueden emplearse para hablar del fin de semana, de los proyectos personales o de cualquier otro asunto que ayude a evadirse y despejar la mente; pero el tiempo planeado para llevar a cabo las tareas del puesto debe dedicarse a eso. Hay veces que las relaciones laborales nos hacen perder minutos pero es posible evitarlo siguiendo estos consejos:

Usar auriculares, porque ayudan a todo el mundo a entender que la persona que los lleva necesita concentración en la actividad que está realizando y no quiere que ser molestada.
Cuando las sutilezas no dan el resultado esperado, lo mejor es pedir, por favor y de forma educada, a la persona que interrumpe que no te moleste en ese momento ya que te ocupa un asunto urgente.

5. Incorporar un gestor de tareas a la rutina laboral: los gestores de tareas son un gran apoyo para personas que deben llevar a cabo muchas actividades diferentes cada día y necesitan ganar control sobre ellas.

Buscar un buen gestor de tareas. Existen muchos en el mercado, tanto de pago como gratuitos.
Anotar las tareas y objetivos de cada día.
Ordenarlos en base a su prioridad e importancia.
Comenzar por lo más importante, escogiendo siempre como primera actividad la que resulte más larga o difícil.
Evitar distracciones y tener clara en todo momento la diferencia entre importante y urgente.