martes, 2 de junio de 2015

Cómo organizar bien tu agenda de trabajo

Organiza tu agenda laboral"El éxito no se logra sólo con cualidades exitosas. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización." J.P. Sergent

Muchas veces al final de la jornada laboral no somos conscientes de todo lo que hemos hecho en un día. Las actividades que teníamos planeadas para un día, se nos olvidan o no nos datiempo de completarlas, y las vamos posponiendo durante días, e incluso semanas.

Eso significa que nos convertimos en miembros poco eficientes de la empresa, sin embargo con una buena agenda de trabajo esto puede cambiar.

Seguramente ya tienes una, ya sea de papel, o electrónica, o incluso ambas, pero tal vez está mal  organizada, lo que causa que sigamos siendo ineficientes en muchos aspectos.

Para hacer una agenda laboral exitosa, lo más importante es priorizar. Hay que dividir las actividades en tres grupos:

-Muy importantes: Estas actividades son las que no podemos aplazar para otro momento, como reuniones importantes, plazos de pago, etc. Siempre es importante enterarse del tiempo que va a durar la actividad y su posibilidad de que haya algún contratiempo, de esa manera nos evitamos tener que retrasar otras actividades más adelante,
-Poco importantes: Estas son las actividades que podemos aplazar en nuestra agenda, como podría ser ir a tomar un café,reuniones, etc.
-Rutina: Estas son las actividades que realizamos sin pensar cada día y que forman parte de nuestra rutina.

Las distracciones son un factor importante que hay que tener en cuenta en nuestra agenda de trabajo, dado que alargan el tiempo que necesitamos para hacer algo, por eso es importante intentar evitar algunas distracciones mientras realizamos una actividad. No mirando el mensaje en el móvil que acaba de llegar, ahorramos mucho tiempo, así siendo también más rápidos, productivos y eficaces en nuestro trabajo.

Coordinar tu agenda con la de otros compañeros de trabajo o el jefe, es un buen método para evitar interrupciones inesperadas en el trabajo. Los ladrones de tiempo pueden llegar a ser perjudiciales en nuestro ambiente laboral. Para hacer esto se necesita una buena colaboración por parte de los demás, por lo que necesitarás demostrarles la importancia de mantener coordinadas las agendas laborales. Deja claras las actividades a tus compañeros, para que no se retrasen o no haya malentendidos. Una manera para que no suceda esto es comunicar las cosas por escrito.

Deja siempre espacios en blanco entre una tarea y otra, de esa manera evitarás tener que ir aplazando todo e ir con prisa. Dependiendo de la actividad hay que dejar un margen de error mayor o menor. Hay que tener en cuenta que algunas reuniones se pueden alargar durante mucho rato, mientras actividades rutinarias requieren un margen de error bastante bajo, ya que son cosas que hacemos sin pensar y siempre a la misma velocidad.

Intenta tener todo al día, es decir, termina cada día lo que tenías planeado, incluso si eso supone tener que pasar alguna hora extra en la oficina, ya que si no esa tarea pasará a estar en la lista del día siguiente, y aplazará otra actividad que tenías planeada para ese día, y al final tendrás que pasarte varias horas extras teniendo que terminar el trabajo que no habías podido completar esos días. Por eso también es importante que tu agenda laboral sea posible de completar, y que no requiera acabar agotado cada día. Eso sólo nos provocará que dejemos de organizarnos el día por culpa del sobreesfuerzo que nos supone.

Una vez empieces a utilizar la agenda con regularidad, los cambios que se realizan son obvios, y ya no llegarás a casa con la sensación de que tu día a sido poco productivos. Sabrás en que habrás hecho en cada momento, y te sentirás bien contigo mismo.