Cómo convertir las reuniones improductivas en eficientes

El estudio Meetings at work: Perceived effectiveness and recommended improvements (2015) lo deja claro: el 41,9% de las reuniones de trabajo no son productivas. De hecho, “son vistas como una fuente ineficiente de pérdida de tiempo”, según afirma Eva Rimbau, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universidad Abierta de Cataluña (UOC) y experta en recursos humanos. Un 64% de los encuestados del estudio valora negativamente la organización de estas reuniones, “sin embargo, las empresas cada vez dedican más tiempo a las reuniones”, alerta Rimbau.

Según el estudio de WorkMeter, los trabajadores españoles pasan más de 9 horas al día de media en el trabajo, de las que un 24% se utiliza para llamadas, tareas administrativas y reuniones. De éstas, un 61% son reuniones programadas y un 39% son imprevistas.

Las reuniones “están mal planificadas, no tienen un enfoque concreto y tampoco una estructura que garantice que el trabajo se va a hacer”, asegura uno de los encuestados del estudio, que se ha realizado a más de 1.000 trabajadores de 41 países diferentes. Menos de la mitad de los encuestados describe las reuniones como "efectivas" o como un ejemplo del buen uso del tiempo. Para Eva Rimbau, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la Universidad Oberta de Cataluña (UOC) y experta en recursos humanos, los puntos más negativos son la falta de una estructura clara, una elección inapropiada de los convocados a la reunión y la duración.

Un mal extendido

Según los datos de Atlassian, los trabajadores estadounidenses asisten, de media, a 62 reuniones al mes. De las horas dedicadas, 31 son consideradas una pérdida de tiempo. Esto se traduce en 33 billones de euros de coste salarial en reuniones innecesarias para las empresas. “Una reunión ineficiente tiene costes -afirma Rimbau- por el tiempo que el trabajador ha dedicado, por el trabajo que podría haber realizado y por el perjuicio que supone a su motivación”. En cambio, cuando las reuniones funcionan bien y se alcanzan mejor los objetivos, los empleados se sienten más capacitados y competentes y mejora su compromiso con la organización.

Entonces, ¿cómo mejorar los resultados de una reunión? Rimbau propone cinco prácticas para lograrlo:

1. Organizar correctamente. Distribuir un orden del día por anticipado, hacer explícitos los objetivos e indicar, a cada individuo, el motivo de su invitación a la reunión y qué se espera de él. Esto mejorará la motivación de los asistentes y les estimulará a prepararse a fondo para que su participación se haga de una manera más eficaz. Algunos informes demuestran que el mejor día para convocar una reunión es el martes, ya que se considera el más productivo de la semana mientras que la mejor hora es a media mañana.
2. Vigilar los aspectos más tangibles. Empezar y terminar con puntualidad, que las instalaciones sean adecuadas y que la tecnología funcione adecuadamente.
3. Liderar correctamente. Debe haber un responsable claro que centre la discusión, haciendo explícitos los objetivos del encuentro y evitando que los discursos se desvíen demasiado del tema; que aliente la participación; que devuelva información después de la reunión y haga seguimiento de lo acordado y de su posterior ejecución. El responsable “debe evitar la comunicación unidireccional y no utilizar nunca las reuniones para criticar de manera no constructiva o generar conflicto”, afirma Rimbau. “El sentido del humor y un poco de conversación informal inicial pueden ayudar a establecer el clima adecuado”, añade.
4. Mostrar una actitud positiva por parte de los participantes. La motivación y el respeto por las aportaciones de los demás son claves. Para la experta en recursos humanos, es importante que estas actitudes sean "auténticas". “Si los asistentes las falsean para quedar bien ante los directivos, no habrá un verdadero compromiso con las decisiones que se acuerden en la reunión”, explica Rimbau. Para conseguirlo, pues, es necesario que los jefes establezcan un clima de confianza.
5. Que hayan resultados reales. Hay que demostrar que la reunión ha servido para algo. Hacer un acta de los temas tratados y acordados, de las decisiones tomadas y las responsabilidades asignadas a cada trabajador y, a la vez, un seguimiento de los objetivos o tareas que se han extraído.

Reuniones de pie

Algunas empresas tecnológicas, como Apple y Google, o centros hospitalarios, han puesto de moda en los últimos años las reuniones de pie. Estas implican a diferentes personas y equipos de la empresa, están programadas de manera regular. De hecho, generalmente, son diarias y con un tiempo concreto, ya que no duran más de 15 minutos.

“Cuando los invitados están sentados, las reuniones automáticamente se alargan”, afirma Rimbau. “Con este tipo de encuentros se hace un uso más eficiente del tiempo”, añade. Según el estudio The daily stand-up meeting, la valoración de estas reuniones entre los trabajadores es muy positiva. Los dos factores más valorados son: la obtención de una visión general de lo que otros estaban haciendo y la oportunidad de discutir y resolver problemas. “Son óptimas porque permiten a los trabajadores hablar de lo que hay que hacer en el futuro más que de lo que han hecho en el pasado, para así superar los futuros problemas”, concluye Rimbau.

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