La gestión del tiempo de trabajo y la organización de las tareas es fundamental para conseguir los objetivos marcados y, además, para sentirnos más realizados en el trabajo y evitarnos situaciones estresantes innecesarias.
Cada vez son más elevados los niveles de personas que se sienten agobiadas y sobrepasadas por el nivel de trabajo. Entre el 25 y el 50 % de las personas se sienten quemadas en el trabajo y muchas veces es por una mala planificación de tareas y/o tiempo.
El problema no viene tanto por el número de horas que se trabajo, sino por la cantidad de cosas que se realizan al mismo tiempo durante la jornada laboral. Tareas que se acumulan a diario y que van quedando apartadas, inacabadas y pendientes porque no al trabajador no le da tiempo de hacerlo todo a la vez.
De algún modo, se ha perdido el tiempo de descanso, de parar y reflexionar en qué se va a poner uno a trabajar a fondo y organizarse el tiempo en función de prioridades. Es más, gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías, podemos estar conectados con el trabajo las 24 horas del día y, cuando uno ve que le sobrepasan las tareas y no da a basto durante la jornada laboral, es casi irremediable tratar de sacar parte del trabajo adelante fuera de la jornada laboral.
Hoy en día es de lo más normal contestar emails del trabajo desde casa (y viceversa, por supuesto, ya que el trabajo no es un lugar sino un resultado), se atienden llamadas fuera de horario laboral, se reduce el tiempo para e incluso se hace delante del ordenador para continuar trabajando.
Con todo esto, se pierde el tiempo de desconexión y reflexión necesario para cualquier trabajador. Un tiempo que se traduce en la bajada de su productividad como consecuencia de tener la mente ocupada en demasiadas cosas a la vez sin llegar a dar un rendimiento final a ninguna. Se tienen muchas tareas pendientes pero rara vez se dedica a cada una de ellas el tiempo pleno que necesitan, lo que termina con trabajos inacabados o con una calidad inferior a la que se podría haber conseguido centrándose única y exclusivamente en ese trabajo.
Se calcula que la productividad de un trabajador disminuye, en un 25% de los casos, precisamente porque deja de hacer una tarea primordial para hacer otra cosa, lo que hace que a la larga aumente el tiempo que necesitará para terminar ese trabajo.
El cúmulo de trabajos sin terminar afecta psicológicamente a los trabajadores que terminan por no saber organizar su tiempo y caer en el agobio. Trabajadores brillantes terminan así convirtiéndose en improductivos.
¿Es posible tener una mejor gestión de nuestro tiempo?
- Mantener una disciplina reunión. Reuniones eficaces que no duren más 30-45 minutos para mantener a los trabajadores atentos y concentrados y para que tengan tiempo para reflexionar después sobre lo que se ha discutido y pueda recuperarse antes de ponerse a trabajar con la siguiente obligación. Programar y avisar con tiempo e insistir en que todos los dispositivos digitales se apagará durante la reunión.
- No exigir o esperar que la capacidad de respuesta sea inmediata en cada momento del día porque esto dificulta que puedan mantener la atención sobre sus prioridades.
- Fomentar los tiempos de descanso al menos una vez al día. Ofrecer clases de yoga o meditación, tiempo para acceder libremente a redes sociales, organizar un paseo de grupo o entrenamientos, o reservar una sala de descanso, pueden ser buenas y útiles herramientas.
- Tomarse tiempos de descanso. Cuanto más sea uno capaz de desconectar y reorganizarse, más productivo será. También es fundamental descansar tras finalizar la jornada laboral.
- Establecerse horarios regulares y programados a largo plazo, de forma creativa o estratégicamente. Priorizar tareas y dedicarles el tiempo que requieran para evitar sucumbir ante la saturación de atender a lo urgente e inmediato.
- Tomar vacaciones reales y regulares en las que verdaderamente desconecte del trabajo. Descansar la mente es fundamental y aumentará la productividad a la vuelta.
La mejor manera para que una empresa impulse una mejora de productividad y un pensamiento más innovador y optimista entre sus trabajadores es organizar el tiempo en períodos definidos de atención a tareas determinadas. Conocer también qué indicadores de productividad son los más adecuados para una correcta gestión de nuestro tiempo es importante.
Tres recomendaciones para organizar el tiempo de los trabajadores y aumentar su productividad.
También se recomienda que los trabajadores establezcan sus propios límites.
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