No es un secreto: en el mundo
competitivo de hoy en día, las personas lo son todo para las empresas.
Por eso, estas trabajan con empeño para atraer y retener a los mejores
talentos que contribuyan al éxito del negocio. El trabajo de office
se ha convertido en una pieza clave para el funcionamiento de la
empresa, por eso para este puesto también son deseables ciertas
aptitudes.
El puesto del office manager tiene
una labor muy importante: asegurarse del buen funcionamiento de la
oficina y ayudar a sus compañeros para que puedan trabajar a gusto. Es
un perfil muy humano, de trato con las personas, de servicio a los
demás… por eso, se valoran en gran medida determinadas aptitudes por encima de la formación o la experiencia.
Trabajo de office: ¿qué habilidades son necesarias?
Para encajar dentro de este perfil y conseguir un empleo de administración en una empresa, estas son algunas de las aptitudes más valoradas:
-
Capacidad de adaptación
El office manager tiene que ser capaz
de manejar cualquier circunstancia y encontrar soluciones rápidas. Para
este perfil, no existe un “día típico” porque cada jornada será
diferente: de pronto estarás organizando una sala para una reunión
importante y después respondiendo al teléfono de la empresa. Es la cara
visible de la empresa interna y externamente. Tiene que poder adaptarse a
todas los problemas que ocurran.
-
Organización impecable
Para tener éxito en el trabajo de office es
indispensable ser una persona extremadamente organizada y ser capaz de
hacer un seguimiento de cada tarea abierta. Y es que, al estar pendiente
de tantas cosas, es fácil que algo se te quede olvidado. Lleva un orden
y preocúpate siempre de que todo se haga en tiempo y forma. Como
comentábamos antes, siempre puede surgir alguna cosa de forma inesperada
que puede desorganizar todo el trabajo. Hay que tener esto en cuenta y
tener organizados hasta los imprevistos.
-
Accesibilidad y Confianza en uno mismo
Un office manager ha de ser una
persona accesible. El equipo debe sentirse cómodo acudiendo a ti para
resolver sus problemas, sabiendo que pueden contar contigo para lo que
sea. Es importante que seas una persona segura y decidida para ganarte
el respeto de directivos y compañeros. Esta confianza te ayudará a hacer
valer tu opinión, saber decir que “no” y atreverte a proponer
soluciones.
-
Buen comunicador e inteligencia emocional
En los empleos de administración
es muy útil ser un buen comunicador ya que estarás en contacto
constante con los miembros del equipo, personas externas, proveedores…
Serás, en muchas ocasiones, el rostro visible de la empresa. Tener la
facilidad para hablar y adaptarte a todo tipo de personalidad es vital
para el trabajo de office manager. Puedes encontrarte con proveedores
enfadados a quienes calmar o con trabajadores estresados con los que
lidiar. Tienes que saber manejar todas las situaciones y unas dotes
comunicativas excelentes te abrirá muchas puertas. Al tratar con tantas
personas diferentes entre sí, deberás aplicar la inteligencia emocional
para saber cómo actuar con cada una de ellas.
-
Creatividad
La creatividad te ayudará en muchos
aspectos de tu trabajo. Te vendrá bien para resolver problemas,
sorprender a tu equipo, organizar eventos… Trata de pensar de forma
diferente y busca, en la medida de lo posible, ideas que no hayas
aplicado antes. Una de los principales problemas que pueden surgir son
debido a la monotonía. Pensar diferente te ayudará a que este problema
afecte menos a la empresa.
-
Anticipación
Ser proactivo y anticiparse te hará destacar como office manager.
Para ello, tendrás que tener los ojos bien abiertos y la mente
despierta para detectar posibles necesidades futuras. Unido a la capaz
organizativa, este es uno de los puntos más importantes. “Organizar los
problemas”, como decíamos antes, es una de las claves para ser la mejor
en el trabajo de administración. Hay que saber leer los problemas antes
de que estos ocurran.
Estos seis aspectos contribuirán a que tu trabajo de office sea impecable y te conviertas en un profesional altamente valorado. La ventaja es que para desarrollar cualquiera de estas actitudes no tendrás que hacer ningún curso o máster, podrás trabajarlas tú mismo en tu día a día.
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