Marc Castellví,
Consultor de la división de Asistentes&Secretarias de Page Personnel.
Consultor de la división de Asistentes&Secretarias de Page Personnel.
La profesión de la secretaria debe su nombre a los que desde siempre
han sido sus principales requisitos: la confidencialidad y discreción a
la hora de tratar cualquier asunto relacionado con la compañía o con su
jefe. Con el paso del tiempo esta definición algo romántica se ha ido
complementando con nuevas responsabilidades y requisitos, hasta
convertir este perfil unipersonal y familiar en una figura profesional
preparada para aportar valor añadido en empresas nacionales y
multinacionales.En la actualidad, el tejido
empresarial mundial se encuentra inmerso en una etapa de constantes
cambios y adaptaciones que afecta directamente a todos los perfiles
dentro de las organizaciones. El nivel de exigencia tanto en formación,
idiomas como experiencia profesional, es mucho mayor que años atrás.
Debido a ello, las secretarias están desarrollando la definición de
competencias de su puesto de trabajo, compaginando la indispensable
eficiencia y confidencialidad con la visión de negocio y el liderazgo de
proyectos clave en las organizaciones.
En el estudio de remuneración de Page Personnel publicado en el año
2011, n el que a nivel nacional se llegó a entrevistar a 3.748
profesionales de este ámbito, se destaca una clara evolución en el
perfil de Secretariado convencional hacia el de Assistant, que empieza a
asumir en su día a día responsabilidades que le llevan a convertirse en
una pieza clave dentro de las organizaciones de las que forman parte.
De hecho, este cambio no viene dado únicamente porque las personas
entrevistadas tengan una formación más completa y un alto nivel
competencial, sino que ha sido detectado en el aumento de los requisitos
exigidos por el propio mercado laboral al buscar y seleccionar una
secretaria.
¿Por qué el mercado exige más conocimientos a la secretaria? ¿Por qué
el mercado quiere una secretaria con formación Universitaria?
La respuesta la encontramos en la coyuntura actual: una situación financiera como la que nos rodea ha provocado que los perfiles profesionales apuesten por su polivalencia para adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas.
Por ello, el perfil de soporte clave, el nexo entre los diferentes
departamentos, la persona de colaboración y confianza de los Comités de
Dirección o los Consejos de Administración, acaba absorbiendo tareas
cruciales que han sido delegadas por los directivos. Es en este momento
cuando la secretaria convencional aprovecha su ocasión para ir más allá
de sus clásicas tareas y adentrarse en el core business de la compañía.
El mercado exige a las organizaciones un perfil con conocimientos de
Marketing, Financieros y Protocolarios, conjuntamente al alto nivel de
idiomas y ofimática. La secretaria de hoy tiene un perfil profesional
con mucho potencial y está perfectamente preparada para asumir grandes
retos que se trasladan a una nueva visión de negocio para la compañía. A
nivel competencial asumen con naturalidad el aumento de sus
responsabilidades y son personas con alto criterio para liderar
proyectos estratégicos, como negociar y seleccionar el proveedor de
telefonía móvil más adecuado, el operador logístico para los viajes o el
de servicios básicos de cualquier compañía. Y no sólo eso; a día de hoy
participan en los planes de Marketing, realizan los informes
financieros de cuentas de explotación y participan activamente en la
planificación de las estrategias clave.
El directivo moderno valora abiertamente el gran apoyo y brazo
derecho que encuentra en su secretaria. Cada vez son más los
profesionales que en el momento de requerir incorporar este perfil
profesional busca una asesora con capacidad de liderazgo y gestión de
equipos.
Desde el año 2010 hemos notado un incremento en la demanda del perfil
de Office Manager, una persona ubicada en recepción pero con tareas muy
polivalentes tanto de traducción, secretariado como administración y
con background universitario o superior.
Esta exigencia en los inicios de la profesión hará que las futuras Secretarias de Dirección cuenten con un conocimiento absoluto de la compañía y que puedan, por tanto, convertir todo este know-how en una mejora de eficiencia en los procesos internos, propiciando un desarrollo de la visión empresarial y de negocio.
Con todo esto la secretaria actual necesita estar mucho más preparada
a nivel formativo que anteriormente para poder asumir nuevas
responsabilidades en las organizaciones, y así aprovechar la confianza
del directivo y gozar de una mayor proyección dentro de la compañía. Su
perfil competencial ha aumentado en orientación al negocio y en visión
empresarial, y por ello podemos dejar de hablar de la secretaria como un
perfil de apoyo clave para empezar a decir que su valor es ya
fundamental en el business de la empresa actual.
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